Configure los cambios de citas

Cuando un cliente necesita cancelar o mover una cita, LobbyStack puede gestionar la solicitud durante la llamada. Su equipo no tiene que leer un mensaje, revisar el calendario y responder a mano: la recepcionista con IA identifica la cita, confirma la solicitud y actualiza la reserva por usted.

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Qué puede gestionar la IA

LobbyStack puede ayudar a sus clientes a:

• Encontrar su próxima cita.
• Cancelar una cita que ya no necesitan.
• Reprogramar la cita a otro horario disponible.
• Confirmar el cambio antes de aplicarlo.
• Completar la solicitud durante la llamada.

Esta función está pensada para los cambios de citas del día a día, que suelen apartar a su equipo de tareas más importantes.

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Confirmación integrada antes de los cambios

Una simple petición informal no basta para cambiar una cita. LobbyStack pide datos suficientes para asegurarse de que el cliente modifica la cita correcta. De forma predeterminada, la recepcionista usa:

• El número de teléfono de la llamada.
• El nombre del cliente.
• Un dato de la cita, como la hora o el servicio.
• Una confirmación final clara antes de cancelar o reprogramar.

Si la recepcionista no puede confirmar la cita con seguridad, no hace el cambio automáticamente. En su lugar, puede pasar la conversación a su equipo.

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Añadir un código de un solo uso para una verificación más estricta

Si su negocio quiere más garantías, puede exigir un código de un solo uso antes de que la IA modifique una cita. Con la verificación por código de un solo uso activada, la recepcionista envía un código al cliente y espera a recibir el código correcto antes de cancelar o reprogramar. Resulta útil cuando las citas son delicadas, de alto valor o están sujetas a políticas internas más estrictas.

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Actualizaciones automáticas del calendario

Cuando se aprueba un cambio, LobbyStack actualiza el registro de la cita y sincroniza el cambio con su calendario conectado. En las cancelaciones, la cita se marca como cancelada y el evento del calendario se actualiza o se elimina según la conexión del calendario. En las reprogramaciones, LobbyStack comprueba la disponibilidad antes de ofrecer un nuevo horario. Si el horario está libre, la cita se mueve y se actualiza la sincronización con el calendario.

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Activar o desactivar los cambios de citas

Usted decide si la recepcionista puede cancelar, reprogramar o exigir un código de un solo uso.

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Configuración recomendada

Para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes:

• Añada entradas de servicios claras para que sus clientes puedan describir lo que reservaron.
• Conecte Google Calendar para que LobbyStack pueda comprobar la disponibilidad y sincronizar los cambios.
• Mantenga actualizado su número de transferencia para los casos que necesitan revisión de una persona.
• Use la verificación por código de un solo uso para citas delicadas o de alto valor.