Configurer les modifications de rendez-vous

Quand un appelant doit annuler ou déplacer un rendez-vous, LobbyStack peut traiter la demande pendant l’appel. Votre équipe n’a plus à lire un message, vérifier le calendrier et répondre à la main : la réceptionniste IA peut retrouver le rendez-vous, confirmer la demande et mettre à jour la réservation pour vous.

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Ce que l’IA peut faire

LobbyStack peut aider vos clients à :

• Retrouver leur prochain rendez-vous.
• Annuler un rendez-vous dont ils n’ont plus besoin.
• Déplacer un rendez-vous à un autre créneau disponible.
• Confirmer la modification avant qu’elle soit appliquée.
• Régler la demande pendant l’appel.

Cette fonction vise les modifications de rendez-vous courantes, qui détournent habituellement votre équipe de tâches plus importantes.

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Confirmation intégrée avant toute modification

Une simple demande en passant ne suffit pas pour modifier un rendez-vous. LobbyStack demande assez de détails pour s’assurer que le client modifie le bon rendez-vous. Par défaut, la réceptionniste utilise :

• Le numéro de téléphone de l’appel.
• Le nom du client.
• Un détail du rendez-vous, comme l’heure ou le service.
• Une confirmation finale claire avant d’annuler ou de déplacer le rendez-vous.

Si la réceptionniste ne parvient pas à confirmer le rendez-vous avec certitude, elle ne fait pas la modification automatiquement. Elle peut plutôt transmettre la conversation à votre équipe.

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Ajouter un code unique pour une vérification plus stricte

Si votre entreprise veut une garantie supplémentaire, vous pouvez exiger un code unique avant que l’IA modifie un rendez-vous. Quand la vérification par code unique est activée, la réceptionniste envoie un code au client et attend le bon code avant d’annuler ou de déplacer le rendez-vous. C’est utile pour les rendez-vous sensibles, de grande valeur ou soumis à des politiques internes plus strictes.

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Mises à jour automatiques du calendrier

Quand une modification est approuvée, LobbyStack met à jour la fiche du rendez-vous et synchronise le changement avec votre calendrier connecté. Pour une annulation, LobbyStack marque le rendez-vous comme annulé, puis met à jour ou supprime l’événement selon la connexion au calendrier. Pour un déplacement, LobbyStack vérifie les disponibilités avant de proposer un nouveau créneau. Si le créneau est libre, LobbyStack déplace le rendez-vous et actualise la synchronisation avec le calendrier.

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Activer ou désactiver les modifications de rendez-vous

Vous décidez si la réceptionniste peut annuler, déplacer ou exiger un code unique.

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Configuration recommandée

Pour offrir la meilleure expérience à vos clients :

• Ajoutez des services clairement décrits pour que les clients puissent dire ce qu’ils ont réservé.
• Connectez Google Calendar pour que LobbyStack puisse vérifier les disponibilités et synchroniser les modifications.
• Tenez votre numéro de transfert à jour pour les cas qui demandent une vérification humaine.
• Utilisez la vérification par code unique pour les rendez-vous sensibles ou de grande valeur.