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Cuando un cliente necesita cancelar o mover una cita, LobbyStack puede gestionar la solicitud durante la llamada. Su equipo no tiene que leer un mensaje, revisar el calendario y responder a mano: el agente con IA identifica la cita, confirma la solicitud y actualiza la reserva por usted.

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Qué puede gestionar la IA

LobbyStack puede ayudar a sus clientes a:
  • Encontrar su próxima cita.
  • Cancelar una cita que ya no necesitan.
  • Reprogramar la cita a otro horario disponible.
  • Confirmar el cambio antes de aplicarlo.
  • Completar la solicitud durante la llamada.
Esta función está pensada para los cambios de citas del día a día, que suelen apartar a su equipo de tareas más importantes.

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Confirmación integrada antes de los cambios

Una simple petición informal no basta para cambiar una cita. LobbyStack pide datos suficientes para asegurarse de que el cliente modifica la cita correcta. De forma predeterminada, el agente usa:
  • El número de teléfono de la llamada.
  • El nombre del cliente.
  • Un dato de la cita, como la hora o el servicio.
  • Una confirmación final clara antes de cancelar o reprogramar.
Si el agente no puede confirmar la cita con seguridad, no hace el cambio automáticamente. En su lugar, puede pasar la conversación a su equipo.
LobbyStack le ayuda a aplicar pasos de confirmación coherentes, pero no sustituye su propia revisión legal o de privacidad. Configure el nivel de verificación que corresponda a su negocio, su región y su tipo de cita.

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Elegir cómo se verifica a quien llama

Si su negocio quiere más garantías, Verificación de quien llama añade un paso antes de que la IA modifique una cita: Una verificación más estricta resulta útil cuando las citas son delicadas, de alto valor o están sujetas a políticas internas más estrictas.

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Configurar los PIN

Con PIN en el teclado, el agente pide a quien llama que marque su PIN en el teclado del teléfono y pulse la tecla almohadilla (#). El PIN nunca llega a la IA ni a la transcripción de la llamada, y el agente no acepta un PIN dicho en voz alta.
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Abra el contacto

En la barra lateral del panel, vaya a Contactos y abra el cliente.
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Configure el PIN

En la pestaña Detalles, en PIN del teclado, seleccione Configurar PIN. Escriba de 4 a 8 dígitos, o seleccione Generar, y guarde.
3

Comparta el PIN con el cliente

LobbyStack guarda el PIN de forma segura y no puede volver a mostrarlo. Si el cliente lo olvida, configure uno nuevo.
Para dar un PIN a muchos clientes a la vez, use la línea de comandos o la API. lobbystack contacts generate-pins --all crea un PIN para cada contacto que tiene número de teléfono y no tiene PIN, y muestra cada PIN solo esta vez. lobbystack contacts set-pins configura los PIN que usted elija. En la API, son POST /contacts/passcodes/generate y POST /contacts/passcodes. Quien llama puede intentar su PIN 3 veces en cada cambio. Tras 5 PIN incorrectos seguidos, incluso en llamadas distintas, el PIN se bloquea y el contacto lo muestra como bloqueado. Configurar un PIN nuevo lo desbloquea. Si quien llama no tiene PIN, o lo tiene bloqueado, no puede cambiar citas por teléfono. En su lugar, el agente pasa su solicitud de cancelación o de cambio de hora a su equipo. Cada solicitud aparece en Acción requerida en Inicio, y al hacer clic en ella se abre la llamada en la Bandeja de entrada. En la pestaña Detalles de la llamada, haga clic en Aprobar la cancelación para cancelar la cita, o en Aprobar cambio de hora para moverla a la hora que pidió quien llamó. Haga clic en Otra hora para elegir otra hora. Si esa hora ya no está libre, la cita no cambia y la solicitud sigue abierta.
En una instalación autoalojada de LobbyStack, los PIN se comprueban con el OTP_HASH_SECRET del servidor (o ENCRYPTION_KEY si no está configurado). Si ese secreto cambia, todos los PIN guardados dejan de funcionar y hay que configurarlos de nuevo.

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Actualizaciones automáticas del calendario

Cuando se aprueba un cambio, LobbyStack actualiza el registro de la cita y sincroniza el cambio con su calendario conectado. En las cancelaciones, la cita se marca como cancelada y el evento del calendario se actualiza o se elimina según la conexión del calendario. En las reprogramaciones, LobbyStack comprueba la disponibilidad antes de ofrecer un nuevo horario. Si el horario está libre, la cita se mueve y se actualiza la sincronización con el calendario.
Conecte Google Calendar antes de confiar en la reprogramación automática. Así LobbyStack evita ofrecer horarios que ya están ocupados.

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Activar o desactivar los cambios de citas

Usted decide si el agente puede cancelar o reprogramar citas, y cómo verifica a quien llama.
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Abra el agente

Haga clic en Agentes en la barra lateral y abra el agente. Se abre en General. Cada agente tiene sus propios ajustes de cambios de citas.
2

Busque la sección Citas

Desplácese hasta Citas.
3

Elija qué puede hacer la IA

Active o desactive Cancelaciones y Reprogramación.
4

Elija el nivel de verificación

Elija una opción en Verificación de quien llama si quiere una verificación más estricta.
5

Guarde

Guarde sus cambios.

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Configuración recomendada

Para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes:
  • Añada entradas de servicios claras para que sus clientes puedan describir lo que reservaron.
  • Conecte Google Calendar para que LobbyStack pueda comprobar la disponibilidad y sincronizar los cambios.
  • Mantenga actualizado su número de transferencia para los casos que necesitan revisión de una persona.
  • Use un código de un solo uso por SMS o un PIN en el teclado para citas delicadas o de alto valor.

Configure los servicios

Añada tipos de cita y detalles de servicios que ayuden a sus clientes a identificar su reserva.

Conecte Google Calendar

Permita que LobbyStack compruebe la disponibilidad y sincronice automáticamente los cambios de reservas.