Configurer les modifications de rendez-vous

Quand un appelant doit annuler ou déplacer un rendez-vous, LobbyStack peut traiter la demande pendant l’appel. Votre équipe n’a plus à lire un message, vérifier le calendrier et répondre à la main : l’agent IA peut retrouver le rendez-vous, confirmer la demande et mettre à jour la réservation pour vous.

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Ce que l’IA peut faire

LobbyStack peut aider vos clients à :

• Retrouver leur prochain rendez-vous.
• Annuler un rendez-vous dont ils n’ont plus besoin.
• Déplacer un rendez-vous à un autre créneau disponible.
• Confirmer la modification avant qu’elle soit appliquée.
• Régler la demande pendant l’appel.

Cette fonction vise les modifications de rendez-vous courantes, qui détournent habituellement votre équipe de tâches plus importantes.

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Confirmation intégrée avant toute modification

Une simple demande en passant ne suffit pas pour modifier un rendez-vous. LobbyStack demande assez de détails pour s’assurer que le client modifie le bon rendez-vous. Par défaut, l’agent utilise :

• Le numéro de téléphone de l’appel.
• Le nom du client.
• Un détail du rendez-vous, comme l’heure ou le service.
• Une confirmation finale claire avant d’annuler ou de déplacer le rendez-vous.

Si l’agent ne parvient pas à confirmer le rendez-vous avec certitude, il ne fait pas la modification automatiquement. Il peut plutôt transmettre la conversation à votre équipe.

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Choisir comment vérifier l’appelant

Si votre entreprise veut une garantie supplémentaire, Vérification de l’appelant ajoute une étape avant que l’IA modifie un rendez-vous : Une vérification plus stricte est utile pour les rendez-vous sensibles, de grande valeur ou soumis à des politiques internes plus strictes.

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Configurer les codes PIN

Avec Code PIN sur le clavier, l’agent demande à l’appelant de saisir son code PIN sur le clavier de son téléphone, puis d’appuyer sur la touche dièse (#). Le code PIN n’est jamais transmis à l’IA ni à la transcription de l’appel, et l’agent refuse un code PIN dit à voix haute. Pour donner un code PIN à de nombreux clients à la fois, utilisez la ligne de commande ou l’API. lobbystack contacts generate-pins --all crée un code PIN pour chaque contact qui a un numéro de téléphone et aucun code PIN, et affiche chaque code PIN cette seule fois. lobbystack contacts set-pins définit les codes PIN que vous choisissez. Dans l’API, ce sont POST /contacts/passcodes/generate et POST /contacts/passcodes. L’appelant peut essayer son code PIN 3 fois par modification. Après 5 codes PIN erronés d’affilée, même sur plusieurs appels, le code PIN est bloqué et la fiche contact l’indique. Définir un nouveau code PIN le débloque. Un appelant sans code PIN, ou dont le code PIN est bloqué, ne peut pas modifier ses rendez-vous par téléphone. L’agent transmet plutôt sa demande d’annulation ou de report à votre équipe. Chaque demande apparaît sous Action requise sur Accueil, et un clic dessus ouvre l’appel dans la Boîte de réception. Dans l’onglet Détails de l’appel, cliquez sur Approuver l’annulation pour annuler le rendez-vous, ou sur Approuver le report pour le déplacer à l’horaire demandé par l’appelant. Cliquez sur Autre heure pour choisir un autre horaire. Si cet horaire n’est plus libre, le rendez-vous reste inchangé et la demande reste ouverte.

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Mises à jour automatiques du calendrier

Quand une modification est approuvée, LobbyStack met à jour la fiche du rendez-vous et synchronise le changement avec votre calendrier connecté. Pour une annulation, LobbyStack marque le rendez-vous comme annulé, puis met à jour ou supprime l’événement selon la connexion au calendrier. Pour un déplacement, LobbyStack vérifie les disponibilités avant de proposer un nouveau créneau. Si le créneau est libre, LobbyStack déplace le rendez-vous et actualise la synchronisation avec le calendrier.

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Activer ou désactiver les modifications de rendez-vous

Vous décidez si l’agent peut annuler ou déplacer des rendez-vous, et comment il vérifie l’appelant.

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Configuration recommandée

Pour offrir la meilleure expérience à vos clients :

• Ajoutez des services clairement décrits pour que les clients puissent dire ce qu’ils ont réservé.
• Connectez Google Calendar pour que LobbyStack puisse vérifier les disponibilités et synchroniser les modifications.
• Tenez votre numéro de transfert à jour pour les cas qui demandent une vérification humaine.
• Utilisez un code unique par SMS ou un code PIN sur le clavier pour les rendez-vous sensibles ou de grande valeur.